年末調整でアワアワするのをそろそろなんとかしたい。かといって忙しいので複雑な作業はやりたくない。そこで行き着いたのがレシートや領収書をざっくりと、じゃばら式のファイルに入れるだけの保管方法。そのために使っているアイテム2つと整理の方法を紹介します。
めんどうな経理作業の負担を軽くする
出張が多いので、レシートや領収書の量がものすごく多いんです。こまめに整理ができればいいのだけど、出張に行く⇒戻って原稿書く⇒修正を繰り返して納品⇒請求処理……とやっているとなかなかタイミングが。経理関係は専門家に丸投げしているので、定期的に仕事場に来てもらっています。レシートや領収書を渡して計上してもらうだけ、なのにその整理がおぼつかない。
税理士さんから「月ごとにまとめていただくだけでもいいですよ」とのお言葉に甘え。amazonで購入した書類ケースと無印の書類ボックスで管理したら、とってもラクになりました。
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ルール1：無印良品の書類ボックスに入れる
わたしの仕事場の整理法は至ってシンプル。B型なので丁寧に整理整頓することができないので、なんでもざっくりしています。整理は後日にして、お財布からレシートや領収書を抜き出したら無印良品の整理ボックスにざくざく入れていきます。
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「すぐに整理しなきゃ」と思うと憂鬱ですが、いったんここに入れるだけ。コンビニで買ったジュースやタバコなど、経費と関係ないものも一旦全部ここへ入れます。取捨選択は月末月初にやればOKというルールです。
レシートや領収書のサイズはまちまち。だから一番大きいA4サイズが入るよう、通常は書類整理に使うボックス式のファイルたてを選びました。これをデスク周りに置いて入れるだけ。レシートをちょい置きする場所も決めておけば、あちこちに散逸しないだけでなく机の上も散らかりません。
ルール2：じゃばら式ファイルケースに月末放り込む
月末や月初に、上記でボックスにためておいた領収書やレシートを取り出してじゃばら式のファイルケースに移動させる作業を行います。ボックスにはいろんなレシートが全部入っているので、ここで私用のものは廃棄して仕事に使ったものをだけを残します。
税理士さんが作業しやすいように飲食のレシートの余白には、編集者さんと食事した分は同席した人の名前を書きます。撮影用に買った布や紙には撮影用などと明記。年末調整に作業すると膨大ですが、月に1回と決めれば大した負荷にはなりません。
じゃばら式のファイルケースは、ポケットがこんなふうになっているので月ごとにラベリング。そこへポンポンと整理が終わった領収書やレシートを放り込んでいます。至ってシンプルな管理方法です。
月をまたいで放置してしまうと、書類ボックスのなかに違う月のレシートが混在してしまいます。レシートを月ごとに分ける作業が加わって手間が増えるので「月末月初にレシートと領収書をじゃばら式ファイルに移動させる」ことを必ず自分に課しています。
税理士さんは3ヵ月に1回、事務所に来てもらって打ち合わせをしています。その時にこのファイルを開いて中身を持っていってもらったら経理作業のイライラが軽減されるようになりました。
[tensen]
レシートや領収書は溜まりやすいぶん「整理しなきゃ」と思うと、手間を思ってつい後回しにしがちです。レシートや領収書の管理を「ここにとりあえず入れるだけ」と簡単にしておけば、気負うことなく管理ができるようになりました。ぜひ試してみてくださいね。
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